Die Anmeldung bei der BnL setzt die Bereitstellung der folgenden Informationen und Nachweise voraus: Name, Vorname, Geburtsdatum, Privatadresse, E-Mail-Adresse, Kopie eines Ausweisdokuments oder elektronische Unterschrift. Die BnL behält sich das Recht vor, die Vorlage einer Wohnsitzbescheinigung und/oder eines Immatrikulationsnachweises an einer vom Staat Luxemburg anerkannten luxemburgischen Ausbildungseinrichtung der Sekundar- oder Hochschulstufe zu verlangen.

Diese Informationen (die „personenbezogenen Daten“) sind für die Registrierung der Anmeldung und die Einrichtung eines persönlichen Leserkontos erforderlich. Ein Ausdruck des Anmeldeformulars wird im Archiv der BnL aufbewahrt. Ohne Verlängerung beträgt die Dauer der BnL-Mitgliedschaft zwei Jahre. 24 Monate nach dem Ablauf aller Mitgliedschaften bei den Bibliotheken des Verbundes bibnet.lu werden die personenbezogenen Daten automatisch gelöscht. Der Ausleihverlauf wird in anonymisierter Form für die von der Bibliothek zu erstellenden Statistiken gespeichert. Die personenbezogenen Daten werden im „gemeinsamen Leserverzeichnis“ des integrierten Verwaltungssystems des Verbundes der luxemburgischen Bibliotheken bibnet.lu gespeichert. Die Liste der Mitgliedsbibliotheken kann auf www.bibnet.lu eingesehen werden.

Der Benutzername und das Passwort gelten für alle Bibliotheken des Verbundes bibnet.lu, bei denen der Nutzer angemeldet ist oder sich anmelden kann. Die personenbezogenen Daten können von einer begrenzten Anzahl befugter und geschulter Personen zu den im Folgenden genannten Zwecken verarbeitet werden.

Personenbezogene Daten werden erhoben und verarbeitet im Hinblick auf:

• die Anmeldung bei der BnL und die Aktualisierung der Daten des Leserkontos;
• Reservierungen für die Ausleihe und Nutzung von Dokumenten vor Ort sowie für die Vervielfältigung von Dokumenten;
• Bestellungen über den internationalen Leihverkehr;
• die Kontaktaufnahme mit dem Nutzer bezüglich Reservierungen, Mahnungen und Säumnisgebühren;
• die Nutzung der von der BnL bereitgestellten IT-Tools;
• den Zugang zu den von der BnL bereitgestellten Online-Ressourcen und deren Nutzung;
• die Erstellung von anonymisierten Statistiken zur Verbesserung der von der BnL angebotenen Dienstleistungen;
• die Aufdeckung von Betrug und Missbrauch bei der Nutzung der digitalen Ressourcen, die dem Nutzer von der BnL zur Verfügung gestellt werden;
• die Bearbeitung von Anträgen durch die BnL, welche die Auskunft über personenbezogene Daten, ihre Berichtigung und den Widerspruch gegen ihre Verarbeitung sowie weitere Rechte in Bezug auf diese Daten betreffen;
• das Abonnement des BnL-Newsletters, der mit Hilfe des beauftragten Unternehmens Mailjet, Paris, verwaltet wird.

Wenn der Nutzer auf die digitalen Ressourcen der digitalen Bibliothek der BnL zugreift, werden seine personenbezogenen Daten von der BnL verarbeitet. Die BnL betreibt eine Infrastruktur für die Authentifizierung und den Zugang zu den angebotenen digitalen Ressourcen.

Die verarbeitete Daten sind:

• Ein Sitzungscookie mit einer eindeutigen Kennung (wird nach 120 Minuten Inaktivität gelöscht), um den Zugang zu den digitalen Ressourcen zu gewährleisten.
• Ein Zugriffsprotokoll, das die IP-Adresse des Nutzers und die aufgerufenen Ressourcen enthält, um Nutzungsstatistiken zu erstellen. Die IP-Adresse wird nach 18 Monaten anonymisiert.
• Ein Benutzerprotokoll, das den Benutzernamen und die aufgerufenen Ressourcen enthält (30 Tage Aufbewahrungsfrist), um eventuellen Missbrauch der Ressourcen zu identifizieren (wie z. B. systematisches oder automatisiertes Herunterladen von Daten).

Hinweise zur möglichen Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Herausgeber digitaler Ressourcen finden sich in den jeweiligen Datenschutzrichtlinien der Anbieter.

Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung

Die BnL verarbeitet Ihre Daten, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen, der sie unterliegt (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO), und subsidiär zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO), auf Grundlage der folgenden gesetzlichen Bestimmungen:

• Gesetz vom 19. März 1988 über die Sicherheit in den staatlichen Verwaltungen und Diensten, in den öffentlichen Einrichtungen und in den Schulen (Artikel 4 c) d) e) und 7).
• Gesetz vom 25. Juni 2004 über die Neuorganisation der staatlichen Kulturinstitute.
• Geänderter großherzoglicher Beschluss vom 13. Juni 1979 über Sicherheitsrichtlinien im öffentlichen Dienst (Kapitel 20).

Die BnL verarbeitet folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Ihre Identifikationsdaten (Name, Vorname sowie das Unternehmen, für das Sie tätig sind).
• Angaben zum Datum des Besuchs sowie zu Ein- und Austrittszeiten.
• Den Zweck des Besuchs.
• Für externe Dienstleister, eine Mobiltelefonnummer zur Kontaktaufnahme bei Bedarf.

Zwecke der Verarbeitung

Ihre Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Gewährleistung und Verwaltung der physischen Sicherheit und Zugangskontrolle des Gebäudes, um sicherzustellen, dass nur befugte Personen Zugang zu den Räumlichkeiten erhalten.
• Schutz von Personen und Eigentum.
• Identifizierung der Besucherinnen und Besucher und deren Begleitung innerhalb der Räumlichkeiten.
• Schnelle Evakuierung des Personals und der anwesenden Personen im Falle eines Vorfalls.
• Rechtzeitige Alarmierung und Unterstützung der Rettungs-, Feuerwehr- oder Polizeidienste bei ihrer Intervention.

Datenquellen und Empfänger

Die von der BnL verarbeiteten Daten stammen direkt aus den Informationen, die Sie dem Empfangspersonal bei Ihrem Besuch bei einem Mitarbeiter der BnL mitteilen.

Im Rahmen der Wahrnehmung ihrer Aufgaben im öffentlichen Interesse und zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Verpflichtungen übermittelt die BnL Ihre Daten an folgende Kategorien von Empfängern:

• Empfangspersonal.
• Im Falle der Ausübung Ihrer Rechte: der Datenschutzbeauftragte (DPO) und die Verwaltungsleitung.
• Im Notfall: das Sicherheitsteam des Gebäudes sowie die Rettungs-, Feuerwehr- oder Polizeidienste.
• Gegebenenfalls die zuständigen Behörden.

Erhebung der Daten bei der betroffenen Person: Pflichtangaben und Folgen der Verweigerung

Die Angabe der Identifikationsdaten von Besucherinnen und Besuchern ist obligatorisch. Eine Weigerung, die angeforderten Daten bereitzustellen, führt dazu, dass der Zutritt zu den Räumlichkeiten der BnL verweigert wird.

Aufbewahrungsdauer

Ihre Daten werden in identifizierbarer Form für einen Zeitraum von drei Monaten ab dem Zeitpunkt der Erhebung gespeichert.

Die oben genannten Aufbewahrungsfristen gelten unbeschadet einer etwaigen weiteren Verarbeitung für damit vereinbare Zwecke, insbesondere zu statistischen Zwecken oder im Rahmen laufender Gerichtsverfahren.