Un système de couloirs circonférentiels forme une zone tampon qui sépare les espaces de stockage du reste du bâtiment et des murs extérieurs, ce qui permet d’éviter les chocs climatiques. Grâce à une humidité de l’air constante de 50% (+/- 5%) et une température de 18° Celsius (+/- 2°), ces espaces bénéficient de conditions climatiques optimales pour la conservation des documents en papier.

Les espaces de stockage s’étendent sur 5 étages et chaque étage est divisée en 11 compartiments. Ceci permet d’éviter qu’un éventuel incendie ne s’étende à l’ensemble de l’étage. En outre, les éléments électriques ont été réduits et tous les éléments techniques critiques ont été installés à l’extérieur des magasins afin de réduire le risque d’incendie causé, par exemple, par un court-circuit. L’éclairage et les prises de courant dans les magasins ne sont actifs que lorsqu’un collaborateur se trouve dans la pièce.

De plus, les magasins sont adaptés aux fonds qu’ils abritent. Les affiches, cartes, portraits, etc. sont stockés dans des armoires spécifiques. Les documents plus anciens et plus fragiles sont mis dans des boîtes désacidifiées et placés sur les étagères.