Règlement d'ordre intérieur et du prêt

1. ACCÈS ET COMPORTEMENT

1.1. Généralités

Lors de l'inscription, l’usager se voit attribuer un mot de passe provisoire, qu'il peut changer à sa guise. L'inscription est gratuite, tout comme la consultation sur place et le prêt à domicile. Elle donne accès aux différents services de la Bibliothèque nationale du Luxembourg (BnL). Le prêt à domicile est réservé aux usagers âgés de 14 ans au moins et résidant au Luxembourg ou dans les régions limitrophes.

Les usagers et visiteurs sont tenus de respecter strictement les consignes données par le personnel.

Les usagers et visiteurs ne peuvent pas circuler en dehors des espaces réservés au public.

Les animaux ne sont pas admis ni dans le foyer, ni en sale de lecture à l’exception des chiens d’assistance. En outre, l'entrée est interdite aux personnes en patins à roulettes, rollers ou autres équipements à roulettes.

Le silence est requis dans la salle de lecture.

Les téléphones portables doivent être en mode silencieux. Des cabines téléphoniques sont à disposition dans la salle de lecture.

La consommation de nourriture et de boissons est interdite dans la salle de lecture, les carrels, les cabines audio et la salle de musique. La consommation de nourriture et de boissons est admise dans l’espace du BnL’s Café et dans le foyer.

Il est interdit d'utiliser un langage grossier ou d'avoir un comportement inadéquat. Il est interdit d'être sous l'influence de l'alcool ou de la drogue dans l’édifice. Il est interdit de consommer de l’alcool sauf dans l’enceinte du café culinaire BnL’s Café.

L'usager veille à avoir une hygiène corporelle qui n'incommode pas les autres usagers.

Il est interdit d'utiliser la BnL, ses services et ses équipements à des fins autres que celles qui correspondent à ses missions et mandats.

La BnL peut retirer la carte de lecteur à tout usager qui ne respecte pas le règlement d'ordre intérieur. Le séjour dans la salle de lecture peut lui être refusé.

1.2. Vestiaire

Le vestiaire est obligatoire. Pour accéder à la salle de lecture, l'usager doit préalablement déposer aux vestiaires son sac et manteau ainsi que tout objet encombrant, y compris notamment les casques de moto, les parapluies, les sacoches d'ordinateur, les porte-documents, les trolleys, les valises, les instruments de musique, les landaus ou poussettes (à l’exception des nacelles), ou encore les vêtements trop encombrants. La BnL se réserve la possibilité de mettre en œuvre à tout moment des mesures plus restrictives sur simple décision de la direction.

S’il n’y avait pas suffisamment de casiers de vestiaires disponibles, il peut être fait exception aux règles ci-dessus. Pour des motifs de sécurité, l'acceptation d'un sac en salle de lecture peut être subordonnée à l'ouverture de ce sac par l'usager.

Après fermeture de la bibliothèque, les casiers fermés sont vidés. Le personnel de la BnL et les agents de sécurité déclinent toute responsabilité si des objets sont endommagés ou disparaissent lors du vidage des armoires. Les objets de valeur non réclamés au terme de deux semaines seront transférés au service des objets trouvés de la Police Grand-ducale.

Tout usager est invité à surveiller de près ses effets personnels non déposés au vestiaire (tels que son portefeuille, son ordinateur portable, ses notes de cours et livres ou sa carte de lecteur). La BnL décline toute responsabilité en cas de vol.

1.3.  Carrels, cabines audio et salle de musique

Onze carrels, trois cabines audio et une salle de musique sont à disposition des usagers. Ces espaces de travail sont ouverts aux horaires d’ouverture de la salle de lecture. Ils sont accessibles après réservation à tout usager en possession d’une carte de lecteur en cours de validité.

Les carrels sont des espaces destinés uniquement au travail en groupe. Un usager seul ne peut pas utiliser un carrel. Le nombre minimum de personnes requises pour que la réservation en ligne soit valide est de 2 personnes pour les carrels pour deux ou quatre personnes et de 3 personnes pour les carrels pour six personnes. Pour des raisons de sécurité et de maintien de l’ambiance climatique, le nombre maximal d’occupants est limité au nombre de chaises et affiché par la BnL à l’intérieur du carrel.

La consultation des documents en accès libre dans la salle de lecture et des documents provenant des magasins est autorisée, à l’exception des documents dont la consultation doit être faite obligatoirement à l’intérieur de la salle de consultation spécialisée Dr Jean-Claude Loutsch. En fin de consultation, les lecteurs sont invités à déposer les ouvrages sur un chariot en salle de lecture.

Les cabines audio sont des espaces destinés à la consultation de méthodes de langues et de documents sonores (musique et livres audio). Le nombre maximal d’occupants est limité à une personne.

La salle de musique est réservée pour la consultation et l'interprétation de partitions musicales au piano. L’utilisation d’autres instruments de musique n’est pas autorisé. Le nombre maximal d’occupants est limité à deux personnes.

Les réservations des espaces de travail se font en ligne via le site booker.bnl.lu. Une réservation peut être annulée.

Chaque usager peut réserver par tranches horaires de 30 minutes :

  • pour le jour même et jusqu’à 7 jours à l’avance ;
  • pour un maximum de 2 heures par jour ;
  • pour un maximum de 6 heures par semaine.

En cas de retard de plus de 15 minutes, la BnL se réserve le droit d’annuler la réservation et de rendre la salle disponible pour d’autres usagers.

Dans le cas où un usager ou un groupe sort d’un espace de travail avant l’échéance de la réservation, il signale la sortie définitive au personnel du guichet au rez-de-chaussée de la salle de lecture.

L’usager ayant effectué la réservation de salle est responsable du bon ordre dans l’espace pendant toute la durée de la réservation. Il veille au respect du lieu et du matériel mis à sa disposition.

La BnL se réserve le droit de vérifier l’intérieur des salles en cours d’utilisation par un membre du personnel de la BnL ou par un membre du service de sécurité engagé par la BnL.

1.4.  Salle familiale

Au 3e étage, une salle familiale permet aux usagers accompagnés d’enfants de faire des recherches ponctuelles et de travailler dans la BnL. Les parents ou accompagnateurs sont responsables du comportement, de la sécurité et de la surveillance de leurs enfants lorsqu'ils se trouvent dans les locaux de la BnL.

2. PRÊT ET CONSULTATION

2.1. Généralités

La consultation des documents en accès direct dans la salle de lecture est libre. Aucune carte de lecteur n'est requise. Les usagers sont priés de ne pas remettre eux-mêmes les ouvrages en place dans les rayons mais de les déposer sur un des chariots disponibles en salle de lecture.

Il est interdit de faire sortir des espaces de lecture tout document, de quelque nature, qu'il soit appartenant à l'établissement, sauf les ouvrages enregistrés en prêt à domicile auprès du guichet du prêt ou sur les bornes de prêt. L’usager doit se munir de sa carte de lecteur personnelle au moment du prêt et du retour des documents. Sauf exception, aucun envoi n'est fait à domicile.

2.2. Manipulation des documents

L’usager est tenu de bien conserver les documents qui lui sont confiés. Il n'y souligne pas de passages et n’y porte aucune annotation, même pas au crayon et n’utilise aucune substance ou instrument pouvant détériorer les collections tels que de l’encre en flacon, de la colle, ou du correcteur fluide, ou encore du ruban adhésif ou du papier collant repositionnable pour repérer les pages. Il ne découpe ou modifie pas les documents et n’y efface aucune information. Il n’utilise pas d’objets pointus ou tranchants tels que des couteaux, cutters, ou ciseaux. Il est également interdit de corner ou marquer les documents ou de leur faire subir pliure ou torsion.

L’usager paiera les dommages causés. Il signalera sans retard toute perte ou tout vol d'un document appartenant à la BnL ou prêté par une bibliothèque étrangère via le prêt international. La BnL lui adressera une facture d’une somme équivalente au coût de remplacement du document plus un montant forfaitaire de 50 EUR pour frais de traitement.

2.3. Documents conservés en magasins fermés

La consultation et le prêt à domicile des documents conservés en magasin sont réservés aux personnes inscrites à la BnL. Ces dernières peuvent réserver en ligne jusqu’à 20 documents via www.a-z.lu. Après avoir lancé leur réservation d’ouvrage(s), il y a un délai d’attente avant de pouvoir retirer le(s) ouvrage(s) réservé(s) aux guichets du prêt. Les délais d’attente sont consultables sur le site web de la BnL.

La plupart de ces documents peuvent être empruntés à domicile aux conditions suivantes :

Nombre maximal : 20 documents (+ 7 documents de la médiathèque)

Durée du prêt à domicile : 4 semaines

Les documents réservés en ligne sont mis de côté pendant une semaine aux guichets du prêt ; passé ce délai, ils sont remis en rayon.

Les documents peuvent être rendus à une des bornes de prêt automatique ou aux guichets du prêt.

Si des microfilms sont disponibles, les originaux ne sont plus communiqués. Les microfilms sont consultables dans un espace réservé au 3e étage de la salle de lecture. Les journaux luxembourgeois et d’autres documents, qui ont été numérisés par la BnL, ne sont plus communiqués en version imprimée et doivent être consultés en ligne. Ils sont consultables à distance et sur tous les terminaux à disposition en salle de lecture.

Sont exclus du prêt à domicile tous les ouvrages luxembourgeois ou non luxembourgeois antérieurs à 1900, ainsi que les exemplaires uniques du Fonds luxembourgeois et tous les documents des Fonds spéciaux.

Le prêt à domicile peut être prolongé deux fois, si le document en question n'est pas réservé par un autre usager. L’usager inscrit lui-même en ligne ses prolongations via son compte lecteur sur www.a-z.lu ou il s'adresse au guichet du prêt avant la date prévue pour le retour. Le jour même de la date d'échéance du prêt, un message est envoyé à l’usager lui rappelant de bien vouloir soit restituer, soit prolonger le délai d'emprunt. La prolongation du prêt doit être enregistrée au plus tard 7 jours après la date d'échéance.

Après ce délai, chaque jour de retard dans la restitution des documents empruntés entraîne une suspension du prêt d'une durée équivalente au nombre de jours de retard.

L’usager a la possibilité de faire réserver les documents déjà prêtés à un autre usager. Il inscrit lui-même ses réservations en ligne ou il s'adresse au guichet du prêt. La commande est conservée en fil d'attente jusqu'au retour du document réservé. L’usager est informé de sa disponibilité par courriel et les documents réservés sont tenus à disposition aux guichets du prêt pendant une semaine.

2.4. Documents provenant de la médiathèque

La plupart des documents sont en accès direct et peuvent être empruntés à domicile aux conditions suivantes :

Nombre total maximal : 7 documents

Quantité et durée par support :

  • 4 films et documentaires, pour une durée d’une semaine
  • 3 cours de langues, pour une durée de quatre semaines
  • 6 livres audio, pour une durée de deux semaines
  • 4 CD musicaux luxembourgeois, pour une durée de deux semaines

Il est possible de réserver en ligne des documents via www.a-z.lu. Après avoir lancé votre réservation d’ouvrage(s), il y a un délai d’attente avant de pouvoir retirer le(s) ouvrage(s) réservé(s) au guichet du prêt du rez-de-chaussée. Les délais d’attente sont consultables sur le site web de la BnL.

2.5. Documents provenant des Fonds spéciaux

L’usager désirant consulter des documents des différents fonds spéciaux est prié de prendre contact avec le département concerné pour fixer un rendez-vous. Pour la consultation des affiches, les personnes intéressées sont priées de consulter en premier lieu le site web www.eluxemburgensia.lu qui donne accès à un nombre régulièrement croissant d’affiches numérisées par la BnL. Pour la consultation des affiches en format imprimé, un délai d'attente de 10 jours ouvrables est à envisager.

L’usager se présentera avec sa carte de lecteur valide à la salle de consultation spécialisée Dr Jean-Claude Loutsch à l'heure précise le jour du rendez-vous. Il est prié d'informer la BnL en cas d'empêchement ou de retard. Les heures d’ouverture de la salle de consultation spécialisée Dr Jean-Claude Loutsch sont consultables sur le site web de la BnL.

L’usagers doit préciser dans sa demande le(s) fonds/document(s) qu'il désire consulter. La consultation se fait sur place. Le prêt à domicile est exclu. L’usager est tenu de manipuler les documents avec soin, de veiller à la propreté de ses mains et de signaler une éventuelle dégradation du document.

Outre les règles pour la manipulation des documents définies dans l’article 2.2., il est également interdit :

  • De s'accouder sur les documents, de s'en servir comme support ou comme sous-main ;
  • De les poser par terre ou sur les genoux ;
  • De faire sortir des espaces de lecture tout document de quelque nature qu'il soit ;
  • D’apporter de l'extérieur des objets ou des substances salissantes pouvant détériorer les documents ;
  • De substituer, en totalité ou en partie, les documents mis à disposition ainsi que d'effectuer des réparations sur les documents endommagés ;
  • De modifier l’ordre de succession de feuillets pour les documents non reliés ;
  • D’utiliser des ordinateurs portables munis de scanneurs, seuls les crayons sont admis pour la prise de notes.

La consultation ou l'exploitation de certains fonds peut être interdite ou soumise à des restrictions :

  • Lorsque le respect des droits d'auteur ou des données personnelles l'exige ;
  • Lorsque l'état de conservation ou de dépouillement du matériel l'exige ;
  • Lorsqu’il existe un document de substitution (document publié sur support papier ou numérique, facsimilé, microforme) ;
  •  Lorsqu’au moment de la demande, le matériel en question est déjà utilisé à d'autres fins.

Coordonnées de contact des fonds spéciaux :

  • Fonds des manuscrits : manuscrits@bnl.etat.lu
  • Fonds des imprimés rares et précieux : imprimes-rares@bnl.etat.lu
  • Fonds des affiches et des cartes postales illustrées : affiches@bnl.etat.lu et cartes-postales@bnl.etat.lu
  • Fonds des cartes, plans, atlas et vues : cartographie@bnl.etat.lu
  • Fonds musical/Centre d’études et de documentation musicales (Cedom) : cedom@bnl.etat.lu
  • Fonds iconographique : iconographie@bnl.etat.lu
  • Fonds de l’histoire des bibliothèques et du livre au Luxembourg : histoire-bibliotheque@bnl.etat.lu
  • Fonds des documents éphémères : ephemera@bnl.etat.lu

2.6. Documents non conservées à la BnL

Pour accéder aux documents appartenant aux autres bibliothèques du réseau bibnet.lu, l’usager doit se déplacer dans les bibliothèques partenaires (voir conditions d'accès des bibliothèques sur www.a-z.lu.

Pour obtenir des documents non disponibles dans les bibliothèques du réseau bibnet.lu (mais toujours en vente), l’usager introduit des propositions d'acquisition via le formulaire prévu à cet effet sur www.a-z.lu. Les documents utiles à la recherche et susceptibles de compléter les fonds déjà constitués seront acquis par la BnL dans la limite de ses moyens financiers et prêtés aux usagers intéressés. Les personnes ayant suggéré l'achat sont prévenues dès l'arrivée des commandes.

Pour consulter des documents introuvables au Grand-duché, les chercheurs s'adresseront au service du prêt international de la BnL. Ce service fait l'intermédiaire pour l'obtention de reproductions (photocopies d'articles de périodiques, microfilms de livres anciens) ou pour l'emprunt de documents (ouvrages épuisés, thèses hors commerce, microfilms de journaux). Les demandes doivent être introduites via www.a-z.lu en remplissant le formulaire adéquat. Une aide à la recherche bibliographique est fournie par le bureau du prêt international.

3. UTILISATION D’INTERNET ET DES OUTILS DE RECHERCHE DOCUMENTAIRE

3.1. Consultation d'Internet au sein de la BnL par poste fixe ou Wifi

La BnL offre aux usagers munis de leur carte de lecteur l'accès gratuit à Internet. Il est strictement interdit de reconfigurer ou d'essayer de reconfigurer le matériel informatique mis à disposition par la BnL. L’usager est seul responsable de l'usage qu'il fait des ressources informatiques qui lui sont proposées.

L’usager ne doit pas charger, stocker, publier, diffuser ou distribuer, au moyen des ressources informatiques de l'État, des données, documents, images, vidéos, ou autre fichiers :

  • à caractère violent, pornographique, pédophile, raciste, nazi ou contraire aux bonnes mœurs, ou susceptibles de porter atteinte au respect de la personne humaine et de sa dignité, ainsi qu'à la protection des mineurs ;
  • à caractère diffamatoire et de manière générale illicite ;
  • portant atteinte aux ressources de l'État et plus particulièrement à l'intégrité et à la conservation des informations de l'État ;
  • portant atteinte à l'image de marque interne et externe de l'État.

L’usager s'interdit d'accéder à des services offerts sur Internet traitant de ces sujets.

L'usager s'interdit d'utiliser les ressources informatiques de l'État à des fins de harcèlement, de menace ou d'injure, et de manière générale de violation des droits en vigueur.

L'usager doit respecter la législation en vigueur sur la propriété intellectuelle et les droits d'auteur. Il ne doit donc pas charger, stocker ou transmettre des fichiers contenant des éléments protégés par cette législation sans disposer des autorisations nécessaires.

L'usager s'interdit de charger ou transmettre, sciemment, des fichiers contenant des virus ou des données altérées. Il doit prendre les précautions nécessaires pour éviter dans la mesure du possible une diffusion involontaire de tels fichiers à partir de son ordinateur.

L'usager ne doit pas falsifier la source d'éléments contenus dans un fichier.

L'usager s'interdit d'envoyer, sauf à des fins professionnelles justifiées, des messages en masse ou en chaîne (messages reçus individuellement dans le cadre d'une diffusion collective avec invitation à le renvoyer également collectivement).

L'usager doit se servir des ressources informatiques de l'État de manière à ne pas gêner l'accès des autres usagers.

Certaines des activités énoncées ci-dessus peuvent constituer des infractions de nature pénale.

3.2. Moteur de recherche a-z.lu et du portail eluxemburgensia.lu

Les sites web www.a-z.lu et www.eluxemburgensia.lu sont accessibles à distance. Pour des raisons de droits d’auteur, certains documents du portail eluxemburgensia, comme les cartes postales et les affiches, sont affichés à leur taille réelle uniquement à l'intérieur de la BnL.

3.3. Consultation de la bibliothèque numérique via a-z.lu

L’usager muni de sa carte de lecteur de la BnL ou de la bibliothèque universitaire peut accéder à la plupart des ressources numériques sous licence à partir de n'importe quel ordinateur connecté à Internet. Certaines ressources ne sont consultables qu’à l’intérieur de l’enceinte de la BnL ou de la bibliothèque de l’Université du Luxembourg.

L'utilisation des ressources électroniques est sujette à la législation luxembourgeoise sur les droits d'auteur, ainsi qu'au présent règlement. Sauf mention contraire, les contenus peuvent seulement être utilisés à des fins privées, pédagogiques ou scientifiques. Le téléchargement systématique et/ou la distribution de contenus à des tiers non-autorisés sont défendus.

3.4. Consultation du site webarchive.lu

Les sites web archivés par la BnL sur www.webarchive.lu peuvent uniquement être consultés sur les terminaux dans la salle de lecture de la BnL.

4. REPROGRAPHIE

La BnL met à disposition au public des copieurs et scanners. En chargeant de l’argent sur la carte de lecteur, l’usager peut faire des copies et numériser des pages. Ces copies et numérisations ne peuvent porter sur l’intégralité du document. Sauf mention contraire, elles ne peuvent être utilisées qu’à des fins privées, pédagogiques ou scientifiques, dans les limites prévues par la législation en vigueur.

Sauf mention contraire, les documents reproduits peuvent seulement être utilisés dans les limites prévues par la loi modifiée du 18 avril 2001 relative aux droits d’auteur, droits voisins et bases de données. Certaines exceptions s’appliquent notamment à l’utilisation à des fins pédagogiques ou scientifiques.

Chaque publication d'une reproduction d'un document appartenant à la BnL doit faire mention de sa provenance, à savoir, « Bibliothèque nationale du Luxembourg » suivi du nom du département d'où sont tirés les documents en question ainsi que de la cote y relative. Les coordonnées de la publication doivent être communiquées à la BnL et un exemplaire justificatif doit être déposé.

5. DONNÉES PERSONNELLES

L’inscription à la BnL est subordonnée à la fourniture des informations et documents justificatifs suivants : nom, prénom, date de naissance, nationalité, résidence, numéro de téléphone, adresse email, profession, copie d’une pièce d’identité. La BnL se réserve le droit d’exiger la fourniture d’un justificatif de domicile et/ou d’un justificatif d’inscription auprès d'un organisme de formation supérieure agréé par l'État luxembourgeois.

Ces informations (les « données personnelles ») sont nécessaires à la validation de l’inscription et l’établissement d’un compte de lecteur personnel. Une copie imprimée de la fiche d’inscription est conservée dans les archives de la BnL. La durée d’inscription à la BnL est de deux ans, sauf prolongation(s). 24 mois après expiration de toutes les inscriptions auprès des bibliothèques du réseau bibnet.lu, les données personnelles seront effacées automatiquement. L’historique des prêts sera conservé de façon dépersonnalisé pour les statistiques à faire par la bibliothèque. Les données personnelles sont enregistrées dans le « fichier collectif des lecteurs » du système intégré de gestion du réseau des bibliothèques luxembourgeoises bibnet.lu que partagent en commun les bibliothèques membres du réseau. La liste des bibliothèques membres peut être consultée sur www.bibnet.lu.

L’identifiant et mot de passe sont communs à toutes les bibliothèques du réseau bibnet.lu auprès desquelles l’usager est inscrit ou peut s’inscrire. Les données personnelles sont susceptibles d’être traitées par un nombre limité de personnes dûment autorisées et formées aux fins énumérées ci-dessous.

Les données personnelles sont collectées et traitées pour :

  • L’inscription auprès de la BnL et l’actualisation des données du compte lecteur ;
  • Les réservations pour le prêt et pour la consultation sur place de documents, la reproduction de documents ;
  • Les demandes pour le prêt international ;
  • Contacter l’usager pour les réservations, les rappels et les amendes du prêt ;
  • L’utilisation des outils informatiques mis à disposition par la BnL ;
  • L’accès et la consultation des ressources en ligne mis à la disposition de l’usager par la BnL ;
  • L’élaboration de statistiques dépersonnalisées pour améliorer les services offerts par la BnL ;
  • La détection de fraudes et abus lors de l’utilisation des ressources numériques mises à la disposition de l’usager par la BnL ;
  • La gestion des demandes de droit d’accès, de rectification et d’opposition et autres droits à l’égard des données personnelles par la BnL ;
  • L’abonnement à la newsletter de la BnL, gérée à l’aide du sous-traitant Mailjet, Paris.

Le directeur de la BnL, sous l’autorité du ministre ayant la Culture dans ses attributions, conjointement avec les autres bibliothèques du réseau bibnet.lu, est le responsable de traitement selon le Règlement (UE) général sur la protection des données du 27 avril 2016 (2016/679).

L’usager dispose du droit d’accéder à et de rectifier les données personnelles le concernant. Toute modification de ses données personnelles peut être effectuée directement à l’accueil de la BnL ou en ligne par le biais du compte lecteur sur le site www.a-z.lu.

L’usager dispose du droit de se désinscrire de la newsletter via un lien fournit dans chaque e-mail ou en contactant la BnL. La durée de conservation de l’adresse e-mail de l'usager n'excède pas celle de son inscription.

L’usager dispose également du droit de retirer son consentement à l’intégration de ces données dans le fichier collectif de lecteurs du réseau bibnet.lu, de s’opposer au traitement de ses données personnelles, de demander leur effacement, de demander la limitation de leur traitement, ainsi que de demander la portabilité des données personnelles le concernant.

L’usager dispose également de la possibilité de porter plainte, en cas de manquement(s) aux règles applicables en matière de protection des données personnelles, devant une autorité de supervision telle que la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD).

Dans certains cas prévus par le Règlement (UE) 2016/679, la BnL peut s’opposer à ces droits. La suppression de ses données personnelles entraîne à l’usager la perte de l’accès au service du prêt et aux services informatiques de la BnL.

Pour plus d’informations sur le contenu ou la manière d’exercer mes droits, ou exercer lesdits droits, l’usager peut contacter la BnL par courriel à dpo@bnl.etat.lu ou par courrier postal à l’adresse suivante.

Bibliothèque nationale du Luxembourg

Délégué à la protection des données

37D, avenue John F. Kennedy

L-1855 Luxembourg

6. NOTE D’INFORMATION

La BnL se réserve le droit de modifier le présent règlement, en tout ou en partie, à tout moment. La version en vigueur du règlement d’ordre intérieur peut être consultée sur le site web de la BnL.

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